Informe de Cierre Mes 1 · Polarix SCALE System™ — Casa Inglesa
Polarix CRM

Informe de cierre · Mes 1

Polarix SCALE System™
Casa Inglesa

Matriz de Necesidades CRM frente al avance real, y hoja de ruta de los Meses 2 a 4.

ClienteIndustrias Ivor S.A. — Casa Inglesa
ContratoPCX-2026-CI-001
Periodo26 jun – 24 jul 2026
Emisión27 de julio de 2026
Dirigido aCoordinación CRM y Gerencia

01 — Resumen ejecutivo

Cuatro semanas: de una operación sin trazabilidad a un sistema recibiendo clientes reales

10
de las 29 necesidades de la matriz ya están operando

4 terminadas y 6 funcionando en su primera versión, con usuarios reales. Otras 7 están en construcción con fecha asignada, y las 12 restantes dependen de líneas de negocio que aún no se han activado.

El Mes 1 no debe medirse por cuántas funcionalidades se ven, sino por cuánta infraestructura quedó instalada. La capa transversal —datos, canales, agente de IA, asignación y cumplimiento— se construye una sola vez y luego se reutiliza en cada línea. Es la razón por la cual dar de alta la segunda línea de negocio tomará dos semanas y no un mes.

Cinco hechos verificables

  1. Los procesos comerciales quedaron documentados y convertidos en tres pipelines operativos — Precalificación, Repuestos y Equipos/Camiones —, con más de 30 etapas definidas y los motivos de pérdida tipificados. Antes de esto, el proceso vivía en la cabeza de cada asesor. El cumplimiento no quedó como un proceso aparte: vive dentro de estos pipelines, como etapa propia y como regla que bloquea el avance del negocio si no se ha completado.
  2. La captura de información dejó de depender del asesor. Más de 37 campos personalizados en 8 grupos, incluidos los campos de facturación electrónica, SAGRILAFT y PEP, que son innegociables para poder facturar.
  3. Existe un agente de inteligencia artificial en operación. Atiende, precalifica, descarta lo que no corresponde al negocio, llena los campos del CRM en automático, crea la oportunidad y la asigna al asesor que corresponde — sin intervención humana. Validado con 11 pruebas internas y con clientes reales desde el 17 de julio.
  4. WhatsApp, Instagram y Facebook quedaron centralizados en un solo lugar, con historial corporativo, notas de voz, imágenes y resumen automático de cada conversación. La información del cliente dejó de irse en el celular del asesor.
  5. Hay un equipo piloto de tres asesores de Repuestos Camiones operando a nivel nacional, capacitado, con aplicación móvil instalada, permisos restringidos y canal de soporte activo.

02 — Matriz de Necesidades CRM

Estado necesidad por necesidad

La matriz entregada por la Coordinación CRM contiene 29 necesidades y 28 puntos de fricción (13 del cliente, 15 del asesor). Este es el estado real al cierre del Mes 1.

Terminado
4/ 29

Construido, probado y en uso. No requiere más trabajo.

Operando en v1
6/ 29

Ya funciona y está en uso. Sigue afinándose con datos reales.

En construcción
7/ 29

Base instalada y fecha asignada en el cronograma.

Programado
12/ 29

Atado a una línea de negocio que aún no se ha activado.

Cómo leer el estado «Operando en v1». Un sistema con inteligencia artificial no se termina, se afina. Un agente conversacional mejora con cada conversación real que procesa: por eso una capacidad puede estar plenamente en uso y al mismo tiempo seguir en ciclo de optimización. No significa inacabado — significa vivo.

Avance por bloque de la matriz

Terminado Operando en v1 En construcción Programado
Transversales 11 necesidades · TRA 8 de 11 operando
Camiones y Equipos de Concreto 5 necesidades · CAM 1 de 5 operando
Marketing 4 necesidades · MKT 1 de 4 operando
Motores Diésel 5 necesidades · MOT Arranca en Semana 6
Programado · Mes 2
Plantas Eléctricas 3 necesidades · PLA Arranca en Mes 3
Programado · Mes 3
Integración del ecosistema 1 necesidad · INT Alcance de terceros
Contrato independiente · Tienwi S.A.S.

Detalle de las 29 necesidades

Matriz de Necesidades CRM · estado al 24 de julio de 2026
IDNecesidadEstadoQué se entregó / qué falta
TRA-01Vista unificada de clientes, contactos, sedes, activos, asesores y territoriosOperando en v1Arquitectura de más de 37 campos en 8 grupos, modelo de Asesor Principal y Asesores Seguidores, mapeo de sede a ciudades. Falta importar la base de 15.000 clientes — Semana 5.
TRA-02Tableros accionables por línea, sede, asesor, etapa y causa de pérdidaEn construcciónLead scoring, etapas y motivos de pérdida tipificados: la materia prima del tablero. Se adelanta con el Módulo Polarix Intelligence™. Tablero gerencial en Semana 7.
TRA-04Roles, permisos, trazabilidad y reglas de adopciónTerminadoPermisos por rol aplicados —cada asesor ve solo lo suyo—, capacitación ejecutada, tutoriales y canal de soporte activo. El documento formal de gobierno se emite en Semana 8.
TRA-05Registro de llamadas, visitas, tareas y compromisosOperando en v1Tareas, notas, citas y compromisos operando desde escritorio y móvil. El registro de llamadas se activa en Semana 5 junto con la telefonía dentro del CRM.
TRA-06Alertas por inactividad, cotización sin gestión y gestión tardíaOperando en v1Alerta de primera hora en Repuestos ya activa, más reactivación automática de leads perdidos y citas no asistidas. Resto de alertas en Semana 7.
TRA-07Reglas de asignación, reasignación y propiedad de leadsTerminadoAsignación automática operando en vivo, matriz de asesor por sede y línea entregada, distribución equilibrada por ciudad. Se extiende a cada línea nueva conforme se activa.
TRA-08Segmentación por línea, parque instalado, potencial y ciclo de vidaEn construcciónCampos de calificación comercial y lead scoring creados. Etiquetado masivo de la base en Semana 6; Programa Flotas en Semana 7.
TRA-09Contactos por empresa, cargo, sede, canal y preferenciaTerminadoCon una ventaja no prevista en la matriz: es el agente de inteligencia artificial quien los captura, sin sobrescribir datos ya existentes.
TRA-10Historial consolidado de interacciones, cotizaciones, compras y carteraOperando en v1Historial omnicanal completo con notas de voz, imágenes y resumen automático. Compras, cartera y mantenimientos dependen de la integración con el ERP.
TRA-11Repositorio de contratos, propuestas, cotizaciones y soportesEn construcciónCampos de documentos del cliente creados y módulo nativo de firma identificado. Configuración en Semana 8.
TRA-12Tiempos de atención y alertas de cumplimiento por tipo de gestiónOperando en v1Cubierto en el punto más crítico —primera hora en Repuestos— y en la ventana de 24 horas de WhatsApp con plantillas aprobadas. Resto en Semana 7.
CAM-01Captación de leads por sede, canal, asesor y línea con asignación automáticaTerminadoEs el corazón de lo entregado. WhatsApp, Instagram y Facebook centralizados, agente precalificando, oportunidad creada y asignada en automático.
CAM-02Listas segmentadas para eventos, noticias y contenidos comercialesProgramadoBase de datos y campos listos. Requiere primero el ordenamiento del ecosistema digital. Mes 3.
CAM-03Cotizaciones y configuraciones comerciales desde plantillasEn construcciónMensajes predeterminados con datos dinámicos ya activos. Precotizador móvil en Semana 6.
CAM-04Seguimiento post-entrega, mantenimiento, satisfacción y recompraEn construcciónLa etapa de seguimiento de entrega ya existe en el pipeline. Secuencia automática y encuesta en Semana 7.
CAM-05Parque instalado: unidades, antigüedad, uso y oportunidades de renovaciónEn construcciónGrupo de detalle del vehículo creado —marca, tipo, año, chasis— más el módulo de Chatarrización, que no figuraba en la matriz. Alertas de renovación en Semana 7.
MOT-01Cuentas objetivo, prospectos y foco comercial de Motores DiéselProgramadoMes 2 — Semanas 6 y 7. Hereda toda la infraestructura transversal ya instalada.
MOT-02Cotizaciones predefinidas y compartibles de MotoresProgramadoMes 2, junto con el precotizador ya construido para Repuestos.
MOT-03Oferta técnico-comercial: motor, accesorios, instalación y servicioProgramadoMes 2, tras el levantamiento del proceso de la línea.
MOT-04Planes de mantenimiento y recordatorios de servicioProgramadoMes 3, sobre el motor de automatizaciones ya operativo.
MOT-05Entrega, garantía e historial del motor instaladoProgramadoMes 3, reutilizando la estructura de parque instalado de Camiones.
PLA-01Propuestas integradas de equipo, tablero, instalación y mantenimientoProgramadoMes 3.
PLA-02Contratos de mantenimiento preventivo y correctivo con alertasProgramadoMes 3 — es la necesidad de mayor recurrencia de ingreso de la línea.
PLA-03Control del equipo instalado, ubicación, entrega e historialProgramadoMes 3.
MKT-01Promociones y descuentos por segmento y líneaProgramadoMes 3, una vez completado el ordenamiento del ecosistema digital y el etiquetado de la base.
MKT-02Comunicar al cliente quién es su asesor, su sede y sus canalesOperando en v1El agente presenta al asesor asignado en el momento del traspaso, y los mensajes predeterminados incorporan su nombre de forma dinámica.
MKT-03Campañas de bienvenida, postventa, mantenimiento, reactivación y recompraEn construcciónReactivación de leads perdidos ya activa. Campaña sobre los 1.969 leads sin gestionar en Semana 7.
MKT-04Eventos y contenidos con segmentación y mediciónProgramadoMes 3.
INTIntegrar el CRM con ERP, inventario, servicio, cartera y contabilidadProgramadoSesión de arranque ejecutada el 14 de julio. Constituye un contrato independiente con Tienwi S.A.S., por fuera del alcance del PCX-2026-CI-001. Foco acordado: primero clientes, luego inventario.

03 — Base de Conocimiento Corporativa

El activo que no se ve pero sostiene todo

Un agente de inteligencia artificial no vale por su tecnología, vale por lo que sabe. Durante el Mes 1 se construyó la base de conocimiento de Casa Inglesa — y se construyó separada en dos documentos por diseño, no por conveniencia.

KB-A · Pública · Terminada

Lo que el agente sabe y puede decir

Versión 2.1 · 20 capítulos · cerca de 7.800 palabras

Quiénes somos. Ficha de identidad con tres presentaciones calibradas por contexto —una frase, un párrafo y versión corta para WhatsApp—, la historia desde 1887 convertida en argumento comercial y no en dato decorativo, hitos de representación, misión, visión, valores y propuesta única de valor.

Qué vendemos. Las 8 líneas con profundidad técnica real: modelos Kenworth con sus variantes y configuraciones, propuesta técnica y sectores de aplicación de motores, plantas eléctricas, líneas de concreto y residuos, extinción de incendios convencional y aeroportuaria. Más el alcance real del catálogo de repuestos organizado por familia y marca aliada —no por referencias sueltas, que es como se rompen los bots—, el argumento de genuino frente a línea local, y los tres datos que el agente siempre debe pedir.

Cómo hablamos. La parte que separa un bot de un asesor. Personalidad, seis atributos de tono, tratamiento cercano y respetuoso, cómo pedir datos sin sonar a formulario, la regla de conversación natural sin menús, léxico y ejemplos de antes y después del mismo mensaje. Sobre todo, la matriz de seis interlocutores: el agente no le habla igual al conductor varado en la vía, al jefe de flota, al gerente que lo está probando, al comprador primerizo, al cliente institucional y al cliente molesto. Cierra con banco de respuestas canónicas, límites explícitos de hasta dónde responde una pregunta técnica, restricciones de seguridad y glosario del sector.

KB-B · Interna · Operando en v1

Lo que nunca sale de la empresa

Versión 2 · 10 capítulos · documento confidencial

Estructura comercial y mapa de usuarios del CRM, indicadores confidenciales de desempeño, los puntos de fricción documentados de cliente y de asesor, los flujos comerciales del negocio, el marco de vinculación y cumplimiento, la arquitectura tecnológica y el registro de vacíos abiertos.

Este documento nunca se carga a un modelo de inteligencia artificial. Es una decisión de arquitectura con fundamento:

  • Ley 1581 de 2012 (habeas data). Los nombres, cargos y sedes del equipo comercial son datos personales. Cargarlos a un modelo de un tercero constituye tratamiento —y posible transmisión internacional— sin finalidad autorizada. Sin esta separación, un cliente podría preguntarle al agente quién atiende determinada cuenta y obtener el nombre de un empleado.
  • Decisión Andina 486 de 2000, artículo 260 (secreto empresarial). Los indicadores de desempeño están protegidos legalmente solo mientras la empresa tome medidas razonables para mantenerlos reservados. Exponerlos a través de un canal conversacional debilita esa protección.

El criterio de clasificación es una sola pregunta: ¿estaría cómodo si esto apareciera en una captura de pantalla de WhatsApp reenviada a un competidor? Si la respuesta no es un sí inmediato, va a la base interna.

Qué falta por construir

La base de conocimiento es un activo vivo: crece una línea a la vez. Hoy tiene profundidad operativa en Repuestos Camiones y en Camiones y Equipos, que son las dos líneas activas. Cada línea que entra al CRM requiere su capítulo propio —profundidad de producto, referencias por familia, homologaciones, objeciones típicas y límite de respuesta técnica—, porque sin eso el agente responde con generalidades y pierde credibilidad frente a un jefe de mantenimiento que sí sabe de lo que habla. Capítulo de Motores Diésel en Semana 6, actualización de la base interna en Semana 7, y así hasta completar las 8 líneas en el Mes 4.

El valor de este activo va más allá del agente

Es documentación corporativa transferible. Sirve para la inducción de asesores nuevos, para estandarizar el discurso comercial entre sedes y para que el conocimiento del negocio deje de vivir en la memoria de las personas que más tiempo llevan en la empresa.

04 — Valor por encima del alcance

Nueve entregas que no estaban en la matriz

Surgieron del levantamiento de procesos y de las clínicas de venta con los mejores asesores de cada línea. Ninguna estaba solicitada; todas son necesarias.

HallazgoPor qué importa
Control de cumplimiento antes del cobroSe identificó que operativamente es posible recibir dinero del cliente antes de completar la validación en listas restrictivas, para no generar fricción comercial. Se está implementando un bloqueo automático de la etapa de validación de pago hasta que el control esté aprobado, con traza de quién lo aprobó y cuándo. Es el hallazgo de mayor valor del Mes 1: convierte una exposición legal en un control de sistema, no en un acto de confianza.
Campos de facturación electrónica y persona políticamente expuestaSin ellos no se puede facturar. No figuraban como campos en la matriz.
Módulo de ChatarrizaciónEl 80% de los clientes de Equipos chatarriza; el proceso dura cerca de dos meses y hoy se pierde el seguimiento, dejando vehículos en cartera.
Tipificación de los motivos de pérdidaSin causas tipificadas no existe análisis de embudo posible. La matriz pedía el reporte, no la materia prima que lo hace posible.
Modelo de Asesor Principal y Asesores SeguidoresResuelve la ambigüedad sobre la propiedad de la cuenta sin romper la lógica del Rutero actual.
Lead scoringPrioriza a quién llamar primero cuando el volumen de tráfico suba.
Resumen automático de cada conversación, con lectura de notas de voz e imágenesUn asesor que retoma una cuenta entiende el contexto en diez segundos.
Diagnóstico completo del ecosistema digitalNo estaba en el alcance contratado y sin él el tráfico de campañas no es enrutable ni medible. Ver sección 6.
Base de conocimiento técnica del agenteNomenclaturas de modelos, referencias, homologaciones y tono comercial extraídos de los mejores asesores de cada línea. Ver sección 3.
Capacidad incluida que se activa este mes

Módulo Polarix Intelligence™

Incluido en el Plan Polarix Prime que Casa Inglesa ya tiene contratado. No es un añadido: es capacidad ya adquirida que hasta ahora no estaba en uso, y que se activa en la Semana 5.

Analiza con inteligencia artificial el 100% de las interacciones comerciales —conversaciones de WhatsApp, correo y llamadas telefónicas— y entrega:

  • Transcripción y puntuación automática de cada interacción, incluidas las llamadas
  • Detección de objeciones recurrentes: qué argumento está frenando los cierres, en palabras del propio cliente
  • Calidad y conversión por asesor, medida sobre la conversación real y no sobre el reporte que el asesor escribe
  • Tableros en tiempo real de embudo, actividad del equipo y proyección
  • Alertas de negocios en riesgo antes de que se pierdan

Por qué importa. Hoy, cuando un negocio se pierde, Casa Inglesa registra que se perdió. Con este módulo se sabrá por qué: en qué punto exacto de la conversación se enfrió el cliente, qué objeción no se supo responder y qué asesores manejan bien cada situación. Eso convierte cada negocio perdido en material de entrenamiento para el equipo y para el agente.

Adelanta dos entregables del cronograma: cubre parcialmente los tableros accionables (TRA-02) desde el Mes 2 en lugar del Mes 3, y alimenta el banco de respuestas de la base de conocimiento con objeciones reales en lugar de supuestas.

Dos requisitos previos, ambos ya en el cronograma. Técnico: la telefonía debe estar activa dentro del CRM — sin llamadas registradas el módulo analiza solo la mitad de la conversación comercial, y por eso la activación de las líneas telefónicas se retoma en la Semana 5. Legal: la grabación exige aviso al titular y autorización de los asesores para el tratamiento de sus grabaciones (Ley 1581 de 2012). Son dos elementos sencillos —una locución de aviso y un consentimiento— pero sin ellos la grabación y su análisis quedan expuestos.

05 — Línea base medida

Contra qué se comparará el resultado

Cifras levantadas en la sesión de arranque del 26 de junio. Son el punto cero del proyecto y el patrón contra el cual se medirá cada mes.

IndicadorLínea baseEstado del mecanismo que lo corrige
Leads sin gestión documentada62%Corregido en las dos líneas piloto — todo lead entra al CRM con traza completa.
Ventas de repuestos perdidas por no cotizar en la primera hora30%Alerta de primera hora activa · precotizador móvil en Semana 6.
Leads acumulados sin gestionar1.969Campaña de reactivación programada para la Semana 7.
Tasa de retorno de clientes después de la garantía13%Secuencia de post-venta programada para la Semana 7.
Clientes registrados sin vista unificada15.000Migración de la base maestra programada para la Semana 5.

06 — Diagnóstico

El eslabón que hoy frena el sistema

Con honestidad técnica: el sistema está construido, pero aún no está recibiendo el tráfico que debería recibir.

Situación actual

La totalidad del tráfico de campañas llega al WhatsApp corporativo administrado por Servicio al Cliente. Allí un bot externo hace la primera gestión y, cuando detecta que la consulta es de repuestos, entrega un hipervínculo que el cliente debe pulsar para abrir una conversación nueva en la línea conectada al CRM.

Tres consecuencias medibles

  1. Fuga por fricción. Cada clic adicional en el recorrido reduce la conversión. Se le está pidiendo al cliente ejecutar pasos que no le aportan nada.
  2. La precalificación la hace un bot ajeno al sistema. Los datos que ese bot captura no llegan al CRM: no alimentan campos, no alimentan scoring, no alimentan asignación. El agente hace el trabajo dos veces, en segundo lugar y con menos información.
  3. Doble interrogatorio. El cliente responde preguntas al bot y vuelve a responder preguntas al agente. Es exactamente la fricción número uno de la matriz —«el cliente debe repetir su información»— pero causada por la arquitectura de canales, no por el CRM.
La acción correctiva es simple y su costo es de minutos: cambiar el número de destino en los anuncios de Repuestos y Camiones para que el tráfico entre directo a la línea del CRM, y retirar al bot externo de esos dos recorridos.

Lo que la vuelve compleja no es técnico

Es de accesos y autorizaciones internas. El diagnóstico del 18 de julio encontró que los activos digitales de Casa Inglesa no estaban gobernados: no existía un portafolio comercial único, las campañas se corrían desde un perfil personal con facturación a nombre de persona natural, la página institucional no estaba vinculada a ningún portafolio, la administración de los activos estaba repartida entre personas que ya no participan en la operación, y no existe herramienta de medición de conversión. Sin resolver esto, el enrutamiento no es estable ni medible.

Este trabajo de ordenamiento no formaba parte del alcance contratado y se ejecutó parcialmente durante la sesión de soporte. Se completa en la Semana 5.

07 — Riesgos abiertos

Qué puede frenar el Mes 2 y quién lo desbloquea

RiesgoImpacto si no se resuelveQuién lo desbloquea
Tráfico de campañas sin redirigirEl sistema no se puede optimizar porque no recibe volumen real. Todo el cronograma del Mes 2 se desplaza.Coordinación de Mercadeo, con autorización de la Gerencia de Repuestos
Adopción del equipo comercialSin registro disciplinado, la gerencia no ve métricas y concluye que el sistema no sirve. Es el riesgo número uno del proyecto.Coordinación CRM, con acompañamiento de Polarix
Retiro de las líneas de WhatsApp personales de los asesoresEs la decisión más sensible del proyecto y aún no se ha comunicado al equipo. Comunicada mal, se pierde la adopción de golpe.Coordinación CRM y Gerencia — plan de comunicación previo
Número oficial de WhatsApp aún sin definirLos asesores no pueden cargar su cartera de clientes mientras el número sea provisional. Se está reteniendo trabajo útil.Casa Inglesa
Notificaciones del CRM retenidas en cuarentenaAsesores que no se enteran de leads nuevos. La adopción se cae por una causa ajena a la herramienta.Tecnología e Innovación
Presión simultánea de las ocho líneas de negocioActivar todas a la vez genera desborde operativo y una mala primera impresión generalizada.Decisión conjunta — una línea nueva cada quince días
Cuello de botella en la creación de clienteEs la queja histórica del área comercial: se tarda más en crear el cliente que en venderle. Ningún CRM lo resuelve solo.Calidad y Cumplimiento
Volumen de tráfico insuficiente para optimizar el agenteUn agente de inteligencia artificial se afina con conversaciones reales; sin volumen la curva de aprendizaje se detiene.Mercadeo — incremento de tráfico en los próximos 10 a 15 días

08 — Hoja de ruta Mes 2

Semanas 5 a 8

Principio de secuencia: desbloquear el tráfico primero, estabilizar el piloto con volumen real, y en paralelo levantar los procesos de las siguientes líneas — para que cada quince días entre un equipo nuevo a un sistema ya probado, y no a un experimento.

Semana 5

Desbloquear el tráfico

28 de julio – 1 de agosto

Objetivo único: que el lead de campaña entre directo al CRM y que el agente haga la primera gestión.

  • CríticaRedirigir la pauta de Repuestos y Camiones al WhatsApp del CRM
  • Autorización de la Gerencia de Repuestos para enrutar campañas
  • Retirar el bot externo del recorrido de Repuestos y Camiones
  • Consolidar los activos digitales en un solo portafolio comercial y recuperar la cuenta publicitaria
  • Vincular página institucional, Instagram y WhatsApp al portafolio oficial
  • Definir y conectar el número de WhatsApp definitivo de campañas
  • Activar las líneas telefónicas y el registro de llamadas en el CRM, con el aviso de grabación y las autorizaciones correspondientes
  • Activar el Módulo Polarix Intelligence™
  • Optimizar el agente: reducir preguntas y habilitar ruta sin correo para conductores
  • Corregir la captura del nombre real del contacto
  • Bloqueo automático de la validación de pago hasta que el control de cumplimiento esté aprobado
  • Automatización de pago validado a Contabilidad, y de pago confirmado al asesor
  • Normalizar el campo de ciudad a lista cerrada y activar la asignación equilibrada por ciudad
  • Migrar e importar la base maestra de 15.000 clientes
  • Resolver los correos en cuarentena de los asesores piloto
  • Formulario único de creación de cliente y política de datos publicada como página web
  • Listado de productos para precotización, listado oficial de sedes y plantilla de campos del ERP
Semana 6

Estabilizar el piloto y dibujar las dos líneas siguientes

4 – 8 de agosto · festivo viernes 7

Objetivo: convertir el tráfico real en aprendizaje medible, sin detener el avance hacia las líneas nuevas.

  • Flujograma comercial de Motores Diésel y de Repuestos Motores*
  • Clínica de venta con el mejor asesor de Motores
  • Precotizador móvil con catálogo cargado
  • Primer informe de métricas del piloto con tráfico real
  • Primer informe de Polarix Intelligence™: objeciones recurrentes y calidad de la gestión
  • Optimización del agente con datos reales y sesión de refuerzo con el equipo piloto
  • Documento de creación de cliente con firma digital
  • Etiquetado de la base por línea de negocio y valor
  • Herramienta de medición de conversión en campañas
  • Ampliación de la base de conocimiento pública con la línea Motores
  • Alta de usuarios y tutoriales del segundo equipo comercial
Semana 7

Escalar y monetizar la base dormida

11 – 15 de agosto

Objetivo: segundo equipo en vivo y primer ingreso generado sobre contactos que ya estaban pagados.

  • Pipelines de Motores y Repuestos Motores, y nueva rama del agente para la línea
  • Salida en vivo del segundo equipo comercial
  • Campaña de reactivación de los 1.969 leads sin gestionar
  • Tablero gerencial por línea, sede, asesor, etapa y causa de pérdida
  • Secuencia automática de post-venta y encuesta de satisfacción
  • Alertas de inactividad y de cotización sin gestión en todas las líneas activas
  • Programa Flotas: segmentación por parque instalado y alertas de renovación
  • Flujogramas de Plantas Eléctricas y Servicio Postventa
  • Actualización de la base de conocimiento interna con los procesos de las líneas nuevas
Semana 8

Gobierno y cierre

18 – 22 de agosto · festivo lunes 17

Objetivo: convertir la disciplina en norma escrita y la adopción en dato medible.

  • Modelo de gobierno comercial y reglas de uso del CRM
  • Repositorio comercial de cotizaciones, propuestas y contratos con firma digital
  • Alta de la tercera línea de negocio
  • Auditoría de adopción por asesor: uso real frente a uso esperado
  • Informe de métricas del Mes 2 y línea base de retorno
  • Seguimiento de la integración con el ERP, fase de clientes
  • Cierre y evaluación del Mes 2, y sesión de planificación del Mes 3

* Sobre el orden de las siguientes líneas

La secuencia propuesta —Motores Diésel y Repuestos Motores— responde a un criterio técnico: son las líneas de mayor volumen después de Repuestos Camiones y las que más reutilizan lo ya construido, lo que permite darlas de alta en cerca de dos semanas en lugar de un mes.

Dicho eso, el orden lo decide Casa Inglesa. La arquitectura del sistema es la misma para cualquier línea: si la prioridad del negocio apunta a Servicio Postventa, Plantas Eléctricas o Concreto, se reordena la secuencia sin reproceso ni costo adicional. Lo único que cambia es el contenido de las sesiones de levantamiento, no el trabajo ya hecho.

Solo pedimos una cosa: que la decisión se tome antes del 1 de agosto, para no perder la ventana de la Semana 6 y mantener el ritmo de una línea nueva cada quince días.

09 — Meses 3 y 4

Marco general hasta el cierre de la implementación

Mes 3 · Semanas 9 a 12Mes 4 · Semanas 13 a 16
LíneasPlantas Eléctricas, Servicio Postventa y arranque de MerchandisingLas ocho líneas de negocio operando en el CRM
Foco comercialContratos de mantenimiento preventivo, parque instalado y ciclos de renovaciónVenta cruzada entre líneas sobre cliente único — la fricción número nueve de la matriz
Inteligencia artificialSegundo agente para redes sociales: clasificación de tráfico frío de Instagram y FacebookAgente plenamente autónomo, con base de conocimiento consolidada de las ocho líneas
DatosCotizador avanzado con catálogo integradoTableros por gerencia y por línea de negocio
IntegraciónERP fase 1: clientesERP fase 2: inventario (alcance Tienwi S.A.S.)
Cierre—Evaluación final, certificación de adopción y transición a acompañamiento continuo

10 — Decisiones requeridas

Cuatro definiciones de Casa Inglesa para cumplir el Mes 2

Ninguna es técnica y todas son bloqueantes.

  1. Autorización de la Gerencia de Repuestos para que las campañas pagadas lleguen a la línea administrada por el CRM.
  2. Definición del número oficial de WhatsApp de campañas, para que los asesores puedan cargar su cartera de clientes sin riesgo de tener que repetirlo.
  3. Control administrativo total de los activos digitales de la empresa, hoy repartido entre personas que ya no participan en la operación.
  4. Plan de comunicación acordado para el retiro de las líneas de WhatsApp personales, definido antes de ejecutarlo.

11 — Recomendaciones estratégicas

Tres observaciones que no condicionan la entrega

Surgen del levantamiento y quedan a consideración de Casa Inglesa. Ninguna es requisito para que el sistema opere.

Palanca de adopción disponible

Casa Inglesa tuvo en el pasado un reconocimiento por uso del CRM que fue eliminado. No hace falta reinstaurarlo para que el sistema funcione: la ruta que estamos siguiendo es la de utilidad percibida —que el asesor use el CRM porque le resuelve el día, no porque le paguen por hacerlo—, que es la única que sostiene la adopción en el tiempo. La medición objetiva de uso por asesor de la Semana 8 dirá si esa ruta basta. Si algún equipo no responde, el incentivo queda como palanca disponible, con criterios medibles desde el propio CRM en lugar de por percepción del líder.

Formación del equipo de mercadeo

El diagnóstico del ecosistema digital mostró que la operación de campañas se sostiene sobre conocimiento adquirido en la práctica, sin formación estructurada. Con el CRM recibiendo tráfico directo, la calidad del lead va a depender cada vez más de cómo se construya la campaña que lo genera.

Reducción del cuello de botella en la creación de cliente

Es la queja histórica del área comercial y ningún CRM la resuelve por sí solo. La firma digital y el precotizador atacan la parte digital del problema, pero la cantidad de requisitos exigidos al cliente es una decisión interna de Calidad y Cumplimiento. Vale la pena separar cuáles son legalmente obligatorios y cuáles son costumbre.

12 — Conclusión

Lo que sigue depende de encender el tráfico

El Mes 1 entregó lo que era estructuralmente correcto entregar primero: la infraestructura, no las funcionalidades visibles. Diez de las 29 necesidades ya están operando, siete tienen su base instalada con fecha asignada, y doce dependen de líneas de negocio que aún no se han activado — no de trabajo pendiente de Polarix.

El sistema está construido y probado. Lo que hoy limita el ritmo no es la plataforma ni el agente de inteligencia artificial: es que el tráfico comercial de la empresa todavía no está entrando por el sistema que se construyó para procesarlo. Resolver eso —una tarea de minutos, bloqueada por autorizaciones internas— es lo que convierte los próximos treinta días en resultados medibles en lugar de configuración.

Polarix CRM LLC  ·  [email protected]  ·  polarixcrm.com

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